Política de protección y tratamiento de datos personales

1. Objetivo

La presente política tiene como objetivo establecer las directrices bajo las cuales HSEQCLOUD, tu software de gestión (en adelante, HSEQCLOUD), de razón social Grupo HSEQ SAS NIT 901394770-1, recolecta, almacena, utiliza, circula y suprime los datos personales de sus usuarios, clientes, empleados, proveedores y cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, asegurando la protección de sus derechos conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas aplicables.

Esta política aplica tanto a la versión estable del producto como a su fase de acceso anticipado (versión beta), durante la cual rigen condiciones adicionales descritas en la Sección 15 del presente documento.

2. Ámbito de aplicación

Esta política se aplica a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de HSEQCLOUD, tanto en el ámbito digital como físico, ya sea de manera directa o a través de terceros encargados del tratamiento.

3. Definiciones

• Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, orientación sexual, datos biométricos).
• Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: Persona jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al titular de los datos en la que se informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos.
• Versión beta: Fase de desarrollo en la que la plataforma se encuentra disponible para usuarios seleccionados con el fin de identificar errores, recopilar retroalimentación y validar funcionalidades antes del lanzamiento oficial.
• Datos de diagnóstico y telemetría: Registros automáticos generados por la plataforma que contienen información sobre el comportamiento del usuario, errores del sistema, tiempos de respuesta y otras métricas de rendimiento.

4. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

El tratamiento de los datos personales en HSEQCLOUD se realiza bajo los siguientes principios:

• Principio de legalidad: Todo tratamiento de datos personales debe realizarse conforme a la ley vigente.
• Principio de finalidad: Los datos personales recolectados solo se utilizarán para los fines legítimos previamente informados al titular.
• Principio de libertad: El tratamiento solo se efectuará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre el tratamiento de sus datos en cualquier momento.
• Principio de veracidad o calidad: Los datos personales deben ser veraces, completos, exactos y actualizados.
• Principio de acceso restringido: Solo el personal autorizado podrá acceder a los datos personales.
• Principio de confidencialidad: Se garantiza la reserva de la información personal, excepto en casos de requerimiento legal.
• Principio de seguridad: Los datos serán protegidos contra acceso no autorizado y demás riesgos mediante medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas.

5. Finalidades del tratamiento de datos personales

HSEQCLOUD recolecta, almacena y trata datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestión operativa y comercial: Incluye la administración de la plataforma HSEQ, gestión de clientes y usuarios, prestación de servicios, facturación, atención de consultas y reclamos.
• Gestión de empleados y contratistas: Administración de datos laborales, nómina, beneficios, y cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
• Marketing y comunicaciones: Envío de información promocional, novedades, actualizaciones de software y encuestas de satisfacción, con previa autorización del titular.
• Cumplimiento legal: Satisfacción de obligaciones impuestas por entidades de control, supervisión y cumplimiento de la normativa vigente en protección de datos.
• Mejora del producto en fase beta: Durante la fase beta, recopilación de datos de uso, diagnóstico y retroalimentación para mejorar la estabilidad, funcionalidades y experiencia de la plataforma (ver Sección 15).

6. Tratamiento de datos sensibles

HSEQCLOUD podrá recolectar y tratar datos sensibles, como huellas dactilares, biometría u otros, cuando sea estrictamente necesario y con el consentimiento expreso del titular. En ningún caso el titular está obligado a suministrar datos sensibles, salvo en los casos previstos por la ley.

7. Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tratados por HSEQCLOUD tienen los siguientes derechos:

• Acceso: El titular tiene derecho a obtener información sobre los datos que son objeto de tratamiento.
• Actualización y rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación: Solicitar la eliminación de sus datos cuando estos ya no sean necesarios para los fines del tratamiento.
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos cuando este no cumpla con las disposiciones legales o contractuales.
• Revocación de la autorización: Retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales, sin que ello tenga efectos retroactivos.
• Prueba de la autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesario conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Reclamos ante la SIC: El titular puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que sus derechos han sido vulnerados.

8. Procedimiento para ejercer derechos

El titular podrá ejercer sus derechos en cualquier momento, presentando una solicitud al correo electrónico soporte@hseqcloud.com o por escrito a Calle 30 N.° 10-232 bodega 33, Barranquilla, Colombia, indicando el derecho que desea ejercer. Las solicitudes serán atendidas en un plazo máximo de 15 días hábiles, conforme a los términos de la Ley 1581 de 2012.

9. Autorización para el tratamiento de datos personales

Para recolectar y tratar datos personales, HSEQCLOUD obtiene el consentimiento previo, expreso e informado del titular. La autorización puede ser otorgada mediante medios físicos o electrónicos, dependiendo de la interacción con el titular.

10. Seguridad de la información

HSEQCLOUD implementa medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, evitando su acceso no autorizado o su uso indebido. Las medidas incluyen encriptación, controles de acceso, auditorías de seguridad periódicas y capacitación a empleados sobre protección de datos.

11. Transferencia nacional e internacional de datos personales

HSEQCLOUD podrá transferir o transmitir datos personales a terceros, dentro o fuera del país, siempre que sea necesario para la ejecución de contratos, prestación de servicios o cumplimiento de obligaciones legales. En cualquier caso, HSEQCLOUD adoptará medidas para asegurar que los terceros cumplan con las normativas colombianas sobre protección de datos.

Los datos podrán ser procesados en servidores ubicados en Estados Unidos u otros países con niveles de protección equivalentes a los exigidos por la normativa colombiana. HSEQCLOUD garantizará mediante acuerdos contractuales que dichos terceros cumplan con estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes.

12. Encargados del tratamiento

Cuando HSEQCLOUD encargue a terceros el tratamiento de datos personales, se garantizará que dichos encargados cumplan con los estándares de seguridad y confidencialidad exigidos por la normativa colombiana. Esto se formalizará mediante contratos que incluyan cláusulas específicas de protección de datos personales.

13. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos en las que se almacenan datos personales tendrán la vigencia que se detalla a continuación según la categoría del dato:

• Datos de clientes y usuarios: Durante la vigencia de la relación contractual o comercial y hasta 10 años después de su terminación, conforme a las obligaciones tributarias y contables.
• Datos de empleados y contratistas: Hasta 20 años después de la terminación del contrato laboral, de acuerdo con las obligaciones legales en materia laboral.
• Datos de marketing y comunicaciones: Hasta 2 años desde la recopilación, salvo autorización expresa para un período mayor.
• Datos recopilados durante la fase beta: Durante el período de prueba y hasta 6 meses después del cierre de la fase beta, salvo que el usuario solicite su eliminación anticipada.

14. Modificaciones a la política

HSEQCLOUD se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios normativos o a mejoras operativas. Las modificaciones serán notificadas a los titulares a través de soporte@hseqcloud.com y se publicarán en www.hseqcloud.com.

15. Condiciones especiales para la versión beta

Las disposiciones de esta sección aplican exclusivamente durante el período en que la plataforma HSEQCLOUD se encuentre disponible como versión beta o acceso anticipado, y complementan las demás disposiciones de esta política.

15.1 Estabilidad y disponibilidad limitada

Durante la fase beta, la plataforma puede presentar interrupciones, errores, fallas técnicas o cambios inesperados sin previo aviso. HSEQCLOUD no garantiza disponibilidad continua del servicio, ni que las funcionalidades actuales permanezcan inalteradas hasta el lanzamiento oficial. El acceso a la versión beta no genera derechos adquiridos sobre ninguna funcionalidad específica.

15.2 Recolección de datos de uso, diagnóstico y telemetría

Adicionalmente a los datos descritos en la Sección 5, durante la fase beta HSEQCLOUD recopila automáticamente los siguientes datos de diagnóstico con el propósito de identificar errores y mejorar la plataforma:

• Registros de errores y fallos del sistema (logs).
• Patrones de navegación y uso de funcionalidades dentro de la plataforma.
• Métricas de rendimiento: tiempos de carga, latencia, frecuencia de uso de módulos.
• Información del dispositivo y entorno de ejecución: sistema operativo, versión del navegador, resolución de pantalla.
• Reportes de excepciones y comportamientos inesperados generados automáticamente.

Estos datos son tratados de forma agregada y seudonimizada cuando es posible. El titular puede solicitar en cualquier momento la exclusión de este tipo de recolección a través de soporte@hseqcloud.com.

15.3 Retroalimentación y participación en pruebas

Al participar en la fase beta, el usuario acepta que sus reportes de errores, sugerencias, respuestas a encuestas de satisfacción y cualquier otra retroalimentación proporcionada a HSEQCLOUD podrán ser utilizados libremente para mejorar el producto, sin que esto genere compensación económica ni derechos de propiedad intelectual a favor del usuario.

15.4 Modificación y eliminación de funcionalidades

HSEQCLOUD se reserva el derecho de agregar, modificar o eliminar funcionalidades de la plataforma en cualquier momento durante la fase beta, sin que ello constituya incumplimiento de ninguna obligación frente al usuario. Los usuarios serán notificados de cambios significativos con al menos 48 horas de antelación cuando sea posible.

15.5 Confidencialidad del producto beta

A menos que HSEQCLOUD indique lo contrario por escrito, los usuarios que accedan a la versión beta se comprometen a mantener la confidencialidad sobre:

• Funcionalidades no anunciadas públicamente.
• Interfaces, flujos de trabajo y diseños de la plataforma en desarrollo.
• Información técnica, rendimiento o limitaciones identificadas durante las pruebas.

Esta obligación de confidencialidad permanecerá vigente hasta que HSEQCLOUD realice el lanzamiento oficial o libere públicamente la información correspondiente.

15.6 Limitación de responsabilidad ampliada en fase beta

En la medida permitida por la ley colombiana, durante la fase beta HSEQCLOUD no será responsable por:

• Pérdida, corrupción o eliminación de datos ingresados en la plataforma.
• Interrupciones del servicio, caídas del sistema o comportamientos inesperados.
• Decisiones operativas, de seguridad o de gestión HSEQ adoptadas con base en información generada por la plataforma durante esta fase.
• Incompatibilidades con sistemas de terceros o pérdida de integraciones durante actualizaciones.

Se recomienda a los usuarios mantener copias de seguridad independientes de la información crítica durante toda la fase beta.

15.7 Datos registrados durante la fase beta: migración y eliminación

Al concluir la fase beta, HSEQCLOUD adoptará una de las siguientes conductas respecto a los datos almacenados, notificando al usuario con al menos 30 días de anticipación:

• Migración completa de los datos al entorno de producción, sin pérdida de información.
• Exportación de los datos en formato descargable para que el usuario los conserve por sus propios medios.
• Eliminación definitiva de los datos, si el usuario no opta por la migración o exportación dentro del plazo indicado.

HSEQCLOUD no garantiza la compatibilidad de los datos generados en la versión beta con versiones futuras de la plataforma.

15.8 Revocación del acceso beta

HSEQCLOUD podrá revocar el acceso a la versión beta de cualquier usuario en cualquier momento y sin previo aviso, por razones operativas, de seguridad o de gestión del programa de pruebas, sin que esto genere ningún tipo de compensación o indemnización.

15.9 Uso de datos para mejora de algoritmos e inteligencia artificial

Si la plataforma incorpora componentes de automatización, análisis predictivo o inteligencia artificial, los datos ingresados durante la fase beta podrán ser utilizados de forma seudonimizada para entrenar, validar o mejorar dichos modelos. El titular puede oponerse a este uso específico enviando una solicitud a soporte@hseqcloud.com, sin que su oposición afecte el acceso general a la plataforma.

Contacto

• Correo electrónico: soporte@hseqcloud.com
• Dirección: Calle 30 N.° 10-232 bodega 33, Barranquilla, Colombia
• Sitio web: www.hseqcloud.com